Não é de hoje que a tecnologia vem automatizando processos e agilizando tarefas no meio de trabalho. A implementação das máquinas no campo há mais de meio século já era um exemplo do que poderia vir pelo futuro.
O uso de máquinas e outros recursos tecnológicos para melhorar o trabalho produzido pelas mãos humanas tem ganhado espaço dentro de empresas e trazido resultados positivos.
De grandes equipamentos a programas de gestão financeira para antecipação de recebíveis factoring, a automatização de processos garante mais efetividade nas tarefas realizadas e mais uma série de benefícios para o seu negócio.
Neste artigo, entenda o que é automatização, porque ela pode ser interessante para a sua empresa e como implementá-la.
O que é automatização de processos?
Automatização consiste na aplicação de ferramentas e programas especializados para trazer mais eficiência e economia de tempo nos processos da empresa.
Com a implementação dos recursos de automação, as profissões também têm se adaptado para lidar melhor com essa nova realidade, fazendo melhor uso da capacidade humana.
Profissionais que antes se ocupavam de gerar dados, hoje fazem análises inteligentes e criativas com as informações tiradas de um programa de computador que reúne dados de todas as áreas da empresa.
Ademais, um sistema digital e integrado pode garantir ainda mais benefícios, como é o caso do controle de acesso informatizado, que traz mais segurança ao monitorar através de imagens e relatórios o acesso de visitantes há um prédio.
É fácil perceber o uso da automatização de processos no cotidiano. A criação de planilhas para controle financeiro, que costumava ser feito em um caderno, é uma forma simples de perceber como essa mecânica funciona.
Por que é importante investir em automação?
Muitos benefícios podem ser tirados da implantação de recursos de automatização nas empresas, além de uma boa gestão do tempo e eficiência nas tarefas.
É possível adotar as tecnologias em toda a empresa ou em apenas alguns setores, de acordo com a necessidade da empresa.
Para um escritório de serviços contábeis, um bom banco de dados que cruza diversas informações relevantes ao cliente e retorna dados rapidamente é uma ferramenta útil para eliminar processos que demandam tempo e desgastam a equipe.
Ademais, uma automação implantada de forma inteligente pode economizar recursos da empresa, identificando pontos de desperdício, mantê-la competitiva no mercado e ainda melhorar sua relação com os clientes através de um atendimento otimizado.
O uso do sistema TMS para logística é um exemplo de automatização que gera economia, um bom relacionamento com os clientes e praticamente elimina por completo o risco de erros na operação de distribuição e entrega de produtos.
Como a automação pode ajudar a sua empresa?
Eliminar gargalos e processos lentos da sua empresa é como fazer uma bela faxina na casa. Você se livra do que não serve mais e melhora o ambiente para que o restante funcione melhor.
A automação pode estar presente em vários setores do empreendimento, desde processos relacionados à melhoria do serviço que a empresa oferece, até questões internas, como gestão de funcionários com o uso de controle de ponto eletrônico biométrico.
As principais vantagens da adoção desse tipo de recursos estão relacionadas com o aprimoramento do uso da mão de obra:
- Aumento da produtividade;
- Diminuição do risco de erros;
- Equipes focadas em gerar valor;
- Espaço para novas ideias e visões de mercado.
Portanto, confira abaixo cada um desses tópicos destrinchados para o melhor entendimento.
Aumento da produtividade
Tarefas longas e repetitivas ocupam muito tempo dos funcionários e poderiam, na maioria das vezes, ser feitas por máquinas.
Fazer a confirmação de agendamentos com clientes, por exemplo, é uma tarefa mecânica que pode ocupar horas do dia de um funcionário, dependendo da quantidade de confirmações necessárias.
Robôs integrados aos mensageiros instantâneos cumprem essa função com mais velocidade, além de fazerem a captura dessa interação e lançamento em um banco de dados inteligente.
Diminuição do risco de erros
Lidar com dados em grande quantidade pode ser uma receita para o desastre nas mãos humanas. Por mais eficiente que um funcionário seja, sempre há o risco de que algo fique para trás.
Uma empresa de facilities, por exemplo, precisa de um controle muito preciso a respeito dos clientes, dos agendamentos e da equipe. Um horário anotado errado pode custar caro para o grupo.
Ferramentas de gestão podem executar essa tarefa com precisão e ainda emitir lembretes programados a respeito das atividades da empresa.
Equipes focadas em gerar valor
Muita mão de obra qualificada é desperdiçada com a realização de processos mecânicos e burocráticos, como controle de estoques.
O uso da tecnologia permite que esses funcionários sejam realocados para tarefas mais produtivas e que de fato gerem valor para a empresa.
Aliadas ao uso dos resultados gerados pelas ferramentas, as equipes podem buscar soluções mais criativas e inovadoras para produtos e serviços visando o crescimento da empresa de forma estruturada e consistente.
A troca de ideias entre as equipes também é favorecida e novas oportunidades de mercado podem ser encontradas através dessas interações.
Como implantar a automatização?
Como já foi mencionado, a automação pode ser implementada em diversos setores e escalas dentro de uma empresa. Sua principal função é de facilitar o cotidiano da empresa para que a sua produtividade seja maior e entregue mais qualidade.
É preciso ter alguns cuidados para não fazer investimentos impulsivos e pouco efetivos. Caso contrário, o risco de meter os pés pelas mãos é grande e o que deveria ser uma grande melhoria no seu negócio acaba virando uma dor de cabeça.
Abaixo, entenda os processos para implementar a automação no seu negócio de forma segura e que garanta o bom funcionamento das ferramentas e a adaptação da sua equipe.
Entenda os processos da sua empresa
Para esse processo, vamos seguir o caminho que uma consultoria de RH precisa percorrer para otimizar suas atividades e o seu negócio de forma geral.
Antes de tudo, ter uma visão clara do que está acontecendo na empresa nesse momento é fundamental. Representantes de cada setor podem contribuir para essa tarefa, trazendo uma visão particular do que a equipe vivencia no dia a dia.
Levar essas observações em consideração é o que vai orientar a adoção de medidas tecnológicas para otimizar as funções de cada setor.
Identifique a origem dos problemas
Depois de mapear os processos desenvolvidos, faça um filtro do que está funcionando corretamente e do que precisa ser ajustado.
Busque os gargalos, os desperdícios, os resultados insatisfatórios e as reclamações dos funcionários e dos clientes. Esses são os pontos-chave que devem ser priorizados quando sua empresa implantar novas medidas.
Dos processos com menos fluidez, veja quais podem ser otimizados e quais precisam de uma reformulação completa. A automação não pode reestruturar um processo, apenas melhorar os que já existem.
Dessa forma, é possível identificar onde focar os esforços e investir em novos equipamentos, ferramentas e até em treinamentos para a equipe.
Trace um objetivo
Uma vez que os processos estejam divididos entre os que podem ser otimizados e os que precisam ser modificados por completo, determine o que se espera de cada um dos que serão melhorados.
Defina metas e resultados a serem alcançados, e procure métodos que possam ajudar nessa tarefa antes de ir atrás das ferramentas que farão esse trabalho.
Considere que a consultoria de RH detectou reclamações dos clientes em relação ao tempo de resposta no atendimento e que o problema está no tempo que o funcionário perde oferecendo ajuda a clientes ativos e em potencial com dúvidas simples.
O escritório espera que o atendimento seja eficiente, sane as questões dos clientes e quebre suas objeções quanto aos serviços oferecidos. Ademais, espera que esse setor seja parte de uma estratégia de fidelização dos clientes.
A empresa decide, então, fazer um mapeamento das dúvidas mais comuns feitas pelos clientes e usar uma ferramenta para responder essas perguntas aliviará a demanda do funcionário, que poderá se dedicar a atendimentos mais complexos e urgentes.
Escolha a ferramenta ideal
O mercado da tecnologia e da inovação não para de crescer. Existem soluções para qualquer tipo de problema sendo aprimoradas e detalhadas cada vez mais.
Saber qual é o processo que precisa ser corrigido e o que a sua empresa espera dele é essencial para navegar com assertividade por esse mar de opções.
Para aumentar a eficácia de uma equipe de marketing, por exemplo, uma ferramenta que traz dados sobre os clientes, como demografia, idade, gênero, ticket médio e outras coisas, pode economizar muito tempo e dinheiro que seriam investidos em pesquisas.
No exemplo da consultoria, disponibilizar um FAQ (página de perguntas frequentes no site) e implantar um robô para automatizar o chat e atender os clientes antes de direcionar os casos especiais para o atendimento humano seria a solução ideal.
Automatizar uma empresa é um trabalho muito particular, pois depende de diversos fatores que mudam de instituição para instituição. Fazer um bom levantamento do que já se tem e onde se quer chegar é o caminho para utilizar a tecnologia a favor da eficiência.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.