Sou gerente de projeto técnico e Scrum master na equipe de engenharia de dados da Major League Baseball. Diariamente como, bebo e durmo todas as coisas da metodologia Agile, principalmente Scrum.
Minha equipe trabalha na solução de problemas complexos em estatísticas e análises de beisebol. Criamos pipelines de dados, bancos de dados, ferramentas de análise de dados e ferramentas de visualização para responder a todas as perguntas possíveis sobre as estatísticas tradicionais de beisebol (quem lidera a liga em home runs?) E statcast estatísticas (qual batedor tem a maior velocidade de saída contra os Yankees em duas contagens de ataque?).
Nem é preciso dizer que alguns dos desafios de engenharia que enfrentamos não são fáceis. E, com problemas difíceis de resolver, a excelente comunicação é muito valorizada - é uma das coisas principais que procuramos ao contratar talentos.
Uma coisa é construir um aplicativo complexo que calcula a distância do home run com base no ângulo de lançamento e na velocidade de saída da bola, outra é escrever tudo e explicá-lo aos nossos principais interessados.
Insira a pandemia COVID-19 na dobra
A temporada é temporariamente cancelada, nossos roteiros são embaralhados e todos somos forçados a trabalhar em casa indefinidamente.
Como Scrum master da equipe, estou de repente pensando em como isso afetará nossa comunicação, rendimento e qualidade do trabalho.
Anteriormente, estávamos todos localizados em um pequeno escritório de São Francisco, onde todos iam trabalhar todos os dias. Foi ótimo - imagine uma grande sala com uma planta baixa onde as pessoas apenas escrevem códigos, trocam ideias e assistem a jogos de beisebol.
Mas agora, estamos todos nos comunicando pelo Slack e Zoom, e fico me perguntando se as coisas vão escapar.
O que eu fiz? Eu surtei e comecei a adicionar mais reuniões. Isso resolveria nossa falta de comunicação, certo? Basta lançar mais reuniões nos calendários de todos!
Então foi isso que eu fiz.
1. Happy Hour
Eu adicionei um “happy hour” diário que era opcional. O objetivo era fornecer uma saída social onde as pessoas pudessem falar sobre o trabalho ou não relacionados a itens de trabalho em um ambiente casual, embora ainda virtual.
Aquele durou cerca de uma semana antes que as pessoas parassem de ir - mas mais para vir depois. Primeiro, quero revisar o restante das tentativas de reunião que falharam.
2. Happy Hour Parte Dois
O segundo foi mais um “happy hour” do Zoom com uma audiência um pouco maior que incluía algumas pessoas do nosso escritório em Nova York também. Isso durou ainda menos de uma semana.
3. Sobrecarga de liderança
A terceira ideia brilhante: uma chamada de “liderança” entre eu e os três líderes de desenvolvimento, onde examinamos os projetos em andamento e os próximos itens do roteiro.
Achei que nosso roteiro seria sempre fluido durante a pandemia (e foi), então por que não falar sobre isso todas as semanas?
4. Reuniões adicionais de partes interessadas
E, finalmente, organizei reuniões adicionais de ponto de contato com os principais interessados para garantir que estávamos atendendo às suas expectativas e obtendo seus comentários sobre nossas correções e melhorias de código entregues.
Achei que estava adotando uma abordagem proativa para resolver um problema pelo qual nenhum time Scrum jamais passou: passar de um ambiente de trabalho co-localizado para um trabalho totalmente remoto, mantendo os níveis de produtividade, comunicação forte e alta qualidade de trabalho.
Mal sabia eu, Scrum tinha tudo sob controle e eu surtei por nada.
Aqui está o porquê.
Scrum fornece uma estrutura de como as equipes podem construir produtos por meio de ciclos iterativos de feedback e melhoria constantes. Essa estrutura exige uma variedade de reuniões diferentes (ou, como meu gerente prefere, cerimônias), que facilitam esses princípios de desenvolvimento.
E através dessas reuniões, percebi que todos os problemas que eu estava tentando resolver, na verdade, já estavam resolvidos pelo Scrum.
Revisitando minha lista de reuniões adicionais - vamos ver por que cada uma se tornou obsoleta
1 e 2. As reuniões de happy hour.
É uma prática recomendada no Scrum manter levantamentos diários. Cada desenvolvedor da equipe Scrum repassa o que fez ontem, seu plano para hoje e se há algum bloqueador ou problema que deseja sinalizar.
No início do trabalho em casa, essa reunião diária se tornou um bom ponto de contato para dizer oi aos colegas e ter um pouco de convívio social. Isso geralmente assumia a forma de trivialidades do beisebol, já que a maioria de nós somos grandes fãs do jogo.
E embora as regras do Scrum digam que os levantamentos diários não devem durar mais do que 15 minutos, achei que valia a pena revisar isso. Veja, enquanto muitos Scrum masters são muito rígidos e tratam o Scrum como uma "ciência", eu sou um pouco mais fluido e o trato mais como uma "forma de arte".
3. As reuniões de liderança
A reunião de liderança era para ter uma reunião consistente sobre os livros para revisar itens pequenos e grandes do roteiro. Era para convocar e priorizar itens com base nas notícias sobre quando a temporada de beisebol poderia voltar.
Mais uma vez, achei que estava prestando um serviço à minha equipe ao adicionar esse ponto de contato adicional. E novamente, eu estava errado.
É outra prática recomendada no Scrum realizar uma reunião de refinamento do backlog pelo menos uma vez por sprint de desenvolvimento. Esta reunião é usada para revisar os próximos bugs e recursos no backlog e priorizá-los para futuros ciclos de desenvolvimento (sprints).
Minha equipe de desenvolvimento e eu tínhamos mantido essas reuniões de refinamento consistentemente antes da pandemia e, com certeza, essa era a solução perfeita para o problema que eu estava tentando resolver - estava lá o tempo todo.
Rapidamente percebi que estávamos apenas nos repetindo na reunião de liderança. Era inútil ter os dois.
4. As reuniões das partes interessadas
Como estávamos todos trabalhando remotamente, concluí que deveríamos nos comunicar mais com as partes interessadas para ter certeza de que estávamos totalmente claros sobre o que eles deveriam esperar de minha equipe de desenvolvimento. Agora, tenho certeza que você adivinhou que o Scrum também leva em conta isso em suas diretrizes.
O manual do Scrum pede uma demonstração no final de cada sprint, onde a equipe de desenvolvimento dá demonstrações para as partes interessadas e pede feedback.
Estamos fazendo isso remotamente agora e teve o mesmo efeito de sempre - mostra no que estamos trabalhando e cria um fórum para feedback rápido das pessoas que têm interesse nas melhorias de nossos produtos.
O que eu aprendi
Apertando o botão de avanço rápido para hoje, todas as reuniões mencionadas acima foram canceladas indefinidamente e minha equipe Scrum continua entregando resultados consistentes aos nossos stakeholders.
Meu preconceito para agir com reuniões adicionais, embora bem intencionado, apenas adicionou repetição e desordem. Na próxima vez, acho que vou pensar duas vezes antes de tentar reinventar a roda da metodologia ágil.
Há duas lições importantes que aprendi durante a transição para trabalhar em uma equipe totalmente remota durante a pandemia que espero que agora sejam óbvias para você.
Em primeiro lugar, é que o framework Scrum é resiliente e já configurado para funcionar em quase qualquer ambiente de equipe. Seus pontos de contato integrados e cadências de encontro são a solução perfeita que estavam e ainda estão olhando na minha cara.
Meu preconceito era para a ação. Mas antes de iniciar outra reunião de equipe, meu preconceito deveria ser em direção à pergunta "por que"? Isso me leva à minha segunda lição.
Aprendi que antes de adicionar uma reunião adicional, você deve se perguntar “o que esta reunião está tentando realizar? Qual é o objetivo? Isso já não está sendo alcançado por alguma outra reunião ou outra forma de comunicação? ”
Certamente, esse teste de tornassol pegará muitas reuniões repetitivas e economizará o tempo de muitas pessoas em seus calendários. Como resultado, sua equipe ficará mais feliz e eficaz.
