Duas semanas atrás, você começou uma agência de web design. Na semana passada, você começou a definir sua agência escolhendo clientes, definindo linhas vermelhas e escrevendo seu discurso de elevador.
Esta semana, implementaremos algumas soluções práticas antes que os problemas ocorram. Lembre-se de uma tarefa por dia; é uma maratona, não um sprint.
Dia Quinze: Termos de Serviço
Na onda de entusiasmo em torno de um novo projeto, é muito fácil pular as preliminares e pular para o trabalho. Antes que você perceba, você está na metade do trabalho e é tarde demais para definir os termos.
Seu documento de termos de serviço é uma declaração formal dos termos sob os quais você concorda em trabalhar. Este documento é melhor preparado por um profissional jurídico com experiência em sua jurisdição, mas você mesmo pode escrevê-lo com um pouco de orientação. Felizmente, como uma agência de web design, você não está fornecendo produtos físicos, o que simplifica consideravelmente o documento.
Você deve incluir uma declaração limitando sua responsabilidade. Você precisa fazer valer seus direitos de propriedade intelectual. Infelizmente, você também precisa incluir detalhes do que acontece quando um cliente não paga uma fatura.
Escreva o documento em linguagem clara e amigável. Não use o discurso de marketing e não tente disfarçar nada oneroso. Um bom cliente irá respeitá-lo por ser honesto de maneira profissional.
Seus termos de serviço devem estar em seu site e enviados para clientes em potencial junto com qualquer cotação – conheço algumas pessoas que enviam seus termos no mesmo PDF da cotação, para que o cliente não os ignore.
Dia Dezesseis: Gerenciamento de Projetos
O gerenciamento de projetos é provavelmente a habilidade mais crucial que você terá que dominar. Cumprir os prazos, trazer trabalho suficiente para cobrir as contas e não passar a noite inteira depende de um gerenciamento de projeto eficaz.
Um número enorme e cada vez maior de aplicativos promete ajudá-lo no gerenciamento de projetos. Temos uma lista aqui de alguns dos melhores. No entanto, se você já tem uma ferramenta que usa para gerenciar seu trabalho com a qual se sente confortável, considere mantê-la. Não recorra a um aplicativo de anotações ou caneta e papel.
Lembre-se: organizar seus dias de trabalho não é faturável. Quanto mais você automatizar esse processo, melhor.
Dia Dezessete: Cotações e Faturas
Até agora, fizemos deliberadamente uma coisa por dia. Hoje, faremos dois porque eles estão intimamente relacionados.
Existem todos os tipos de documentos comerciais que transferem dinheiro entre empresas, por exemplo, ordens de compra ou notas de crédito. Para uma pequena agência de web design, você precisará de dois: um documento de cotação e um documento de fatura.
As faturas são documentos que solicitam o pagamento e fornecem os detalhes para o pagamento. As cotações são visualizações de uma fatura esperada.
Algumas pessoas gostam de ter um documento de recibo que enviam para confirmar o pagamento. No entanto, na minha experiência, enviar um e-mail escrito à mão é melhor; é uma excelente oportunidade para personalizar sua comunicação e fomentar um bom relacionamento.
Existem requisitos legais que variam de acordo com a jurisdição, mas uma fatura normalmente inclui: seu nome comercial; o número da fatura — um código numérico incremental; seu código de imposto, se você tiver um; seu endereço; o tempo que o cliente tem para pagar – “Net 14”, o que significa que o valor total em 14 dias é padrão; a data de emissão; nome e endereço do cliente; uma lista de serviços prestados juntamente com a tarifa de cada serviço e o total; o total antes de impostos; o valor total do imposto; o total; e o mais importante uma forma de pagamento.
No segundo dia, você entrou em contato com o departamento fiscal para determinar suas dívidas. Você pode ou não ter que cobrar imposto sobre vendas ou IVA. Sempre inclua o valor do imposto em sua fatura, mesmo que o total seja US$ 0, para que fique claro se foi ou não cobrado.
Um documento de cotação é praticamente idêntico a uma fatura, exceto que você remove as solicitações de pagamento. Você também deve adicionar uma nota estipulando por quanto tempo a cotação é válida – 3 meses é o padrão.
Muitos serviços criarão esses documentos para você como parte de um sistema de contabilidade. Por exemplo, Xero, FreshBooks ou Bloom. Até o PayPal permitirá que você envie faturas. Se preferir, você pode criar suas próprias cotações e faturas e enviá-las como PDFs — essa opção é melhor se você deseja controle total sobre o design de seus documentos, mas levará mais tempo e é assustadoramente fácil cometer um erro.
Dia Dezoito: Mídias Sociais
Comece hoje pesquisando contas de mídia social. Veja a lista de negócios-alvo que você fez no dia oito; qual canal de mídia social eles mais usam? Por exemplo, se o nicho que você escolheu no terceiro dia for restaurantes, eles provavelmente usam o Instagram. Se você escolheu comunidades de aposentadoria, elas provavelmente usam o Facebook.
Depois de ter uma visão clara dos canais de seus clientes, escolha um (sim, 1) e registre uma conta.
A mídia social é um dreno significativo do seu tempo e oferece um retorno do investimento consideravelmente menor do que o esperado. Então, escolha um serviço que seus clientes em potencial usam e comece a construir seu perfil. É muito melhor investir seu tempo e esforço em um lugar onde seus clientes irão notá-lo do que se espalhar demais.
Dia Dezenove: Domínio e Hospedagem
É mais um dia de duas tarefas. Nós os agrupamos porque domínios e hospedagem são frequentemente alugados juntos.
No nono dia, você selecionou sua pilha de tecnologia. Você construirá seu próprio site com a tecnologia que oferece aos clientes, por isso é importante garantir que sua hospedagem permita isso. Se você pretende desenvolver com WordPress, você precisa de hospedagem WordPress. Se você pretende construir com o Wix, você precisa de uma conta Wix. Se você planeja oferecer qualquer tipo de aplicativo da Web, provavelmente precisará do Netlify.
Seja qual for a sua escolha, escolha algo apropriado para sua pilha de tecnologia. A única exceção é se você planeja se especializar em um serviço de nicho como Shopify, que é totalmente inadequado para um portfólio de agência.
Há debates intermináveis sobre se você deve ou não registrar um domínio com a mesma empresa que hospeda seu site. Todo mundo parece conhecer alguém que conhece alguém que registrou um domínio, e então algo improvável aconteceu para fazer com que eles perdessem o domínio que não teria acontecido se eles tivessem hospedado separadamente.
De volta ao mundo real, a simplicidade é um presente que você dá a si mesmo. Escolha uma empresa respeitável, registre um bom domínio, hospede no mesmo lugar e deixe que o suporte deles resolva seu DNS para você – muitos bons hosts até lhe darão aluguel de domínio gratuito por um ano para seduzi-lo a aceitar sua hospedagem.
Uma boa hospedagem é confiável, com muito espaço para crescer. Se pode ser barato também, isso é um bônus. É comum começar com hospedagem compartilhada de baixo custo e expandir para um VPS (Virtual Private Server) em algum momento no futuro.
Dia Vinte: E-mail
Apesar do crescimento maciço dos aplicativos de mensagens na última década, o e-mail ainda é sua ferramenta de negócios mais importante.
Dependendo da hospedagem que você configurou ontem, as caixas de entrada de e-mail podem ter sido incluídas. Caso contrário, você precisará configurar um provedor de e-mail separado.
Você precisará de um endereço de e-mail geral. Tradicionalmente isso tem sido [email protected]mas [email protected], [email protected], [email protected]e [email protected] são um pouco mais amigáveis.
Você precisa de um endereço de e-mail pessoal que seja apenas para você. Por exemplo, eu uso [email protected]
Você também precisa de uma conta separada para finanças que possa usar para faturamento e serviços como Stripe e PayPal. [email protected] ou [email protected] Estão bem.
Por fim, você precisará configurar um encaminhador de e-mail abrangente para todas as vezes que as pessoas adivinharem seu e-mail, digitarem incorretamente seu e-mail ou presumirem que você usou [email protected] Encaminhe esses e-mails para o seu endereço geral.
Feito isso, configure uma assinatura de e-mail para cada conta. Inclua seu logotipo, detalhes de contato e o endereço de mídia social que você configurou alguns dias atrás.
Por fim, atualize seu endereço de e-mail com sua empresa de hospedagem, conta de mídia social e contas comerciais.
Dia Vinte e Um: Descanso
É isso por esta semana. Então desligue sua máquina, saia, ande de bicicleta, faça uma caminhada, aprenda a andar de skate e relaxe com a família e os amigos.
Estamos nos aproximando do final deste processo, e a próxima semana será ocupada, então faça o que fizer para recarregar as baterias.
Imagem em destaque via Pexels.
Com informações de WebDesigner Depot.
