Existem algumas ferramentas que tornam a gestão mais eficiente. Essa não é uma prática nova, muito pelo contrário, vem se popularizando desde a década de 80 com a chegada dos computadores pessoais. Afinal, esse foi o início de uma revolução na forma de trabalho. Ela começou com a necessidade de:
- Automatizar tarefas repetitivas;
- Calcular de forma mais rápida;
- Guardar informações digitalmente;
- Aumentar a produtividade.
Nos dias atuais, a tecnologia possui um papel mais abrangente, permitindo que empresas de diversos segmentos, sejam elas um escritório contabilidade ou uma loja de roupas, usufruam de diversas ferramentas para otimizar o seu trabalho.
É importante que os negócios entendam que o que antes era considerado inovação, hoje acabou se transformando em um padrão, uma espécie de pré-requisito para que as empresas se mantenham no mercado de forma competitiva.
Para entender melhor sobre essas ferramentas e como ela pode ajudar a sua empresa a se impulsionar no mercado, continue lendo esse artigo. Separamos as melhores dicas sobre as ferramentas de gestão para te ajudar nessa missão.
Importância de uma gestão eficiente
Uma gestão eficiente permite satisfazer as necessidades de todos que estão envolvidos na empresa, sejam eles clientes, funcionários, fornecedores, sócios, entre outros. Por isso, a tecnologia torna esse processo muito mais eficiente e preciso.
Por exemplo, uma empresa de certificado digital a3 que conta com uma boa gestão consegue:
- Ter mais organização nos processos;
- Melhorar a produtividade;
- Aumentar a competitividade;
- Ter um diferencial.
Como já dito, a tecnologia não é mais um diferencial quando o assunto é gestão, muito pelo contrário, é uma necessidade para se adequar perante as novas demandas do mercado.
Ferramentas para uma gestão mais eficiente
Para que consiga ter uma gestão eficiente na sua empresa, é necessário que algumas ferramentas sejam utilizadas para otimizar os processos. Veja a seguir quais são elas.
ERP
O ERP é um software muito importante, que é usado por empresas a anos. O seu objetivo é centralizar todas as atividades administrativas e operacionais de um empreendimento, integrando assim as áreas de:
- Vendas;
- Finanças;
- Fiscal;
- Contabilidade;
- Estoque;
- Compras;
- Produção;
- Logística.
O ERP é uma ferramenta obrigatória para as empresas que vendem produtos, sejam eles relógio de ponto biométrico, produtos alimentícios, roupas, entre outros agentes de vendas.
Os benefícios do ERP estão relacionados ao controle e integração das informações. Com isso, a empresa consegue alcançar um nível de maturidade maior, entendendo que os processos precisam ser automatizados. Suas funções são:
- Emissão de notas fiscais com cálculos automáticos de impostos;
- Controle de entradas e saídas de todo estoque;
- Fluxos de aprovação;
- Movimentação do fluxo de caixa;
- Controle de contas a pagar;
- Controle de contas a receber;
- Controle do fluxo de caixa;
- Planejamento e Controle de Produção.
Por isso, é fundamental que empresas que lidem com o comércio utilizem essa ferramenta nos processos do seu dia a dia. Com isso, automatiza vários processos, aumentando a eficiência do empreendimento.
Automação de Marketing
A automação de marketing ajuda uma empresa de serviços contábeis, por exemplo, a conquistar um volume maior de clientes.
Essa é uma ferramenta que servirá como base tecnológica para as mais variadas estratégias, principalmente no que diz respeito ao marketing digital. Com ela, você pode utilizar sua base de clientes para divulgar produtos e promoções.
Essa divulgação pode ser através do email marketing, ou de inúmeras possibilidades que essa ferramenta possui. Geralmente, as técnicas utilizadas são um conjunto para atração de leads baseado na produção e disponibilização dos conteúdos digital.
Com isso, quando uma empresa de antecipação de recebíveis, por exemplo, utiliza esse sistema de automação, conseguem formas de captar dados para o contato dos seus potenciais clientes na internet.
Por isso, se deseja criar um relacionamento com os seus clientes e atrair mais leads para o seu negócio, de forma automática e com mensagens que contenham conteúdos relevantes, a ferramenta de automação de marketing é a ideal para o seu negócio.
Atendimento e suporte
Essa ferramenta é importante para a qualidade de serviço do pós-venda. Afinal, esse é um aspecto que às vezes as empresas não dão a devida importância, mas saiba que fechar o negócio não é o suficiente para manter a satisfação do cliente.
Com um bom pós-venda, você garante que o seu cliente saia satisfeito, além de fazer com que ele propague sobre os seus produtos e serviços.
Vamos supor que tenha uma empresa de limpeza terceirizada e o seu processo de pós-vendas passa dentro da caixa de e-mail de cada colaborador e no PABX da equipe comercial, não terá muito controle do que está acontecendo.
As ferramentas de atendimento e suporte, centralizam os contatos realizados com os clientes numa plataforma. Com isso, é possível trazer o conhecimento do consumidor para quem lida com ele.
Dessa forma, é possível trazer visibilidade para o gestor, para que ele tome as decisões certas. No mercado, já existem diversas ferramentas que trazem de forma nativa integrações com:
- E-mail;
- Central de telefonia;
- Chat do site;
- Facebook.
Dessa forma, você terá um maior controle sobre a demanda de atendimento em sua base de clientes. Isso permite planejar a contratação de novos colaboradores, além de claro conseguir acompanhar de perto os indicadores relevantes.
As empresas que não contam com essa ferramenta acabam sendo prejudicadas tendo menos agilidade no seu atendimento, além de um conhecimento menor sobre os seus clientes e capacidade de planejamento.
Gerir tarefas, produtividade, processos e projetos
Quando uma empresa cresce, é normal que surjam alguns conflitos, principalmente no que diz respeito à integração das equipes. Afinal, o volume de trabalho aumenta e com isso as pessoas precisam uma das outras.
Por isso, é fundamental que as empresas contem com ferramentas que ajudem na integração desses colaboradores. Caso contrário, eles poderão chegar até os clientes, resultando em prejuízos para o negócio.
As soluções para esses problemas são inúmeras e dependem do empreendimento, afinal os conflitos de uma empresa de manutenção de empilhadeira é diferente de uma loja de cabos de internet .
Independente da solução necessária, todos partem de um mesmo princípio, os funcionários devem ser capazes de criar uma demanda para que outra equipe consiga acompanhar a evolução até a conclusão.
Dessa forma, você irá encontrar a ferramenta que mais se adequa às suas necessidades. Existem algumas que transformam as demandas em verdadeiros fluxos de trabalho, no qual exige as aprovações por etapa, disparando e-mail cada vez que algo é concluído.
Também existem aquelas que tem foco no tempo necessário para a conclusão de cada tarefa levando em conta a produtividade de cada usuário, e outras, que o objetivo final é a gestão de projetos de uma forma tradicional.
Para escolher a ideal para o seu empreendimento, é necessário muito estudo, entender seu negócio, mercado e principalmente os clientes.
Chats e redes sociais internas
O perfil do consumidor tem mudado muito. Hoje em dia, eles se tornaram muito mais ativos, dessa forma, se algo acontece que não é do seu agrado, ele com certeza, irá reclamar e contar para todos a experiência ruim que teve.
Isso faz com que as pessoas conheçam aquela empresa com uma má fama, fazendo com que elas nunca consumam seus produtos. Por isso, é essencial que o cliente tenha um bom atendimento em todos os canais.
Por exemplo, se tem uma empresa de curso nr10, é fundamental que esteja atento a todos os canais de comunicação e tudo que está relacionado a discussões, dúvidas e reclamações.
Saiba que o e-mail não é mais utilizado nesses casos. Afinal, essa é uma ferramenta que demanda mais tempo para as respostas, por isso os clientes preferem entrar em contato através dos chat.
Além disso, esses chats e as redes sociais internas ajudam os colaboradores a se comunicarem, estreitando cada vez mais esse relacionamento e tornando todo o processo mais fluido e eficiente.
Por isso, a empresa precisa estar atenta aos chat que os clientes entram em contato, além de claro, toda a comunicação interna da empresa entre os seus colaboradores. Essas ferramentas fazem muita diferença para o seu negócio.
Saiba que essas ferramentas podem ser chats com conversas individuais, em grupo, redes sociais internas, fóruns, grupos, entre outras possibilidades. Não existe uma regra para escolha, você pode ir testando qual os seus funcionários se adaptam melhor.
Afinal, o grande objetivo é tornar a comunicação interna e com os clientes a melhor possível. Por isso, faça uma pesquisa de mercado e escolha aquela que supre melhor as exigências e necessidades do seu negócio.
O fato é que essas ferramentas surgiram para ajudar a sua empresa a oferecer um serviço de excelência para todos que estão envolvidos com o empreendimento.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
