Kanban VS Scrum – Como ser ágil


Scrum e Kanban são as duas técnicas mais populares de gerenciamento de projetos atualmente nos negócios. Como desenvolvedor, acho importante entender esses processos, pois você provavelmente estará envolvido neles se fizer parte de uma equipe. Ao entender, podemos manter o foco na resolução de problemas e não ter muito medo de algumas das chavões.

Sou desenvolvedor de profissão, mas minha última função empregada foi no gerenciamento de produtos. Tentei essas duas metodologias para melhorar a produtividade e a eficiência na entrega de produtos e serviços da melhor maneira possível. Eles também ajudam a tornar as organizações rápidas para se adaptarem às mudanças na demanda por seus produtos / serviços.

O que é Scrum?

Scrum é uma metodologia de gerenciamento de projetos projetada para equipes multifuncionais de menos de 10 membros que trabalham em projetos complexos. Seu principal objetivo é usar as várias habilidades do membro da equipe para criar uma solução / produto para o cliente / usuário final.

A palavra Scrum é derivada do jogo de rugby, onde jogadores de ambas as equipes se entrelaçam e tentam ganhar a posse da bola como uma unidade funcional.

O Scrum é executado em três pilares principais: transparência, inspeção e adaptação. Essa metodologia baseia-se na premissa de que o cliente / usuário final pode mudar de idéia sobre o que deseja ou pode haver alterações com as quais uma abordagem planejada não pode lidar.

O projeto geralmente é iniciado com as informações disponíveis. Posteriormente, alterações ou ajustes podem ser feitos sempre que necessário, durante o rastreamento do processo de desenvolvimento.

O projeto é dividido em ações distintas chamadas sprints que precisam ser concluídas dentro de um prazo fixo ou iterações. A duração média dos sprints é geralmente de duas semanas a um mês.

O progresso é rastreado através de reuniões diárias, com 15 minutos de reuniões fixas. Isso incentiva a interação e a comunicação próximas entre os membros da equipe, em vez da abordagem sequencial tradicional.

O que é o Kanban?

Kanban é uma estrutura visual de gerenciamento de projetos, criada a partir do processo de desenvolvimento de software lean e usada no gerenciamento de projetos Agile. A palavra Kanban é uma palavra japonesa que significa Billboard e foi derivada dos métodos de fabricação enxuta, pioneiros pelo fabricante de veículos Toyota no Japão.

Ele visualiza o processo de trabalho e o progresso nos Kanban Boards. É usado para produtos / soluções que exigem entrega contínua e tem como objetivo equilibrar a demanda com a capacidade disponível (sistema Pull), em vez de enviar produtos ao mercado (sistema Push).

O objetivo do uso do Kanban é remover gargalos durante o processo de produção, para que o projeto possa fluir sem problemas e ainda ser mantido dentro do orçamento. Geralmente é usado em combinação com outras metodologias ágeis como o Scrum.

A evolução do Scrum

A metodologia Scrum foi mencionada pela primeira vez em um artigo da Harvard Business Review de 1986 ‘O novo jogo de desenvolvimento de novos produtos‘de Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka.

Os autores descreveram esse processo que inicialmente chamaram de abordagem holística ou de rugby como um novo processo de desenvolvimento que aumentaria a velocidade e a flexibilidade com que os produtos comerciais eram trazidos ao mercado. Eles viam isso como “bom em gerar inovação contínua, incremental e em espiral”.

1993 viu o uso inicial dessa metodologia por Jeff Sutherland, juntamente com John Scumniotales e Jeff Mckenna na Easel Corporation. Dois anos depois, Sutherland e Ken Schwaber co-apresentaram um artigo descrevendo a metodologia Scrum na conferência de Programação Orientada a Objetos, Sistemas, Idiomas e Aplicações ’95 (OOPSLA) em Austin, Texas.

Schwaber também escreveu o primeiro texto em 2001, juntamente com Mike Beedle, chamado Desenvolvimento Ágil de Software com Scrum. Nesse mesmo ano, os dois autores, juntamente com Sutherland e outros 14 especialistas em Scrum, redigiram o Manifesto Ágil em Utah, que especificou os princípios, características e valores dessa metodologia.

A Scrum Alliance foi criada em 2002 pela Schwaber para fornecer um órgão de governança para a metodologia Scrum, além de certificação formal através do programa CSM (Certified ScrumMaster). Schwaber mais tarde deixou a aliança em 2009 para estabelecer Scrum.org que é responsável pela Professional Scrum Accreditation Series.

Desde 2010, um documento chamado Guia Scrum forneceu diretrizes para a metodologia Scrum e foi revisado regularmente, com a versão mais recente lançada em novembro de 2017.

Evolução do Kanban

Kanban começou a vida como uma metodologia de fabricação promovida nas fábricas da Toyota por Taiichi Ohno, que é conhecido como o pai do Sistema Toyota de Produção.

Ohno estava procurando uma maneira de aumentar a produtividade e reduzir as ineficiências durante o processo de fabricação de automóveis, evitando criar produtos que não pudessem ser vendidos e perder dinheiro para a empresa.

Em uma busca para encontrar uma solução, Ohno tropeçou durante uma visita a um supermercado de Tóquio em 1943. Lá, ele notou que os produtos à venda eram reabastecidos apenas quando estavam quase esgotados de acordo com a demanda dos clientes, e não através de suprimentos regulares do fornecedor. Isso garantiu que o supermercado tivesse pouco estoque em excesso e funcionasse com eficiência.

Ohno levaria essa técnica para a Toyota, considerando que levaria 10 anos para estar totalmente operacional. Grande parte desse processo seria o sistema de comunicação que utilizava cartões visuais chamados Kanban isso ilustrou aos trabalhadores em cada estágio do processo de fabricação de veículos o que precisava ser feito e os materiais necessários, em termos claros.

Também ajustou o número de veículos fabricados à demanda do público, em vez de utilizar toda a capacidade produtiva. Esse processo também era conhecido como manufatura enxuta ou produção ‘Just in Time’.

Isso ajudou a padronizar o processo de produção, removeu ineficiências e tornou a Toyota ágil e flexível, evitando o acúmulo de excesso de produtos que não podiam ser vendidos. Este era um problema que os fabricantes de automóveis americanos também estavam tendo.

Isso transformou a Toyota em uma gigante global de automóveis. Após sua adoção na indústria automotiva, a filosofia Kanban se espalhou por todo o mundo e em diferentes indústrias.

O Kanban se tornaria popular nas indústrias de serviços / conhecimento devido ao trabalho de David J. Anderson. Ele era um admirador do processo de manufatura enxuta que aplicou um sistema pull de desenvolvimento influenciado pela filosofia Kanban de Ohno enquanto trabalhava com um grupo de engenharia de manutenção XIT da Microsoft em 2004.

Nos próximos anos, Anderson e alguns outros colegas moldarão as características e os princípios da metodologia Kanban. A metodologia Kanban se espalhou por meio de conferências e palestras gerenciais e mais empresas começaram a adotá-la.

Anderson reuniu suas experiências com Kanban em um livro publicado em 2010 ‘Mudança evolutiva bem-sucedida para seus negócios de tecnologia‘, considerada a definição mais abrangente da metodologia Kanban para os trabalhadores do conhecimento.

Os princípios / valores do Scrum

As placas Scrum também são “placas Kanban”, confusas, não é?

A metodologia de gerenciamento de projetos Scrum tornou-se parte das abordagens de desenvolvimento Agile, que se espalharam no final dos anos 90 e início dos anos 2000. Esses foram um esforço para encontrar uma solução para a alta taxa de falhas no desenvolvimento de software.

A abordagem de desenvolvimento em cascata usada principalmente antes deste ponto na indústria de software era rígida e inflexível – o desenvolvimento de produtos tinha que seguir procedimentos e documentação rigorosamente estabelecidos.

O Scrum permitiu aos desenvolvedores de software a flexibilidade e a liberdade de responder a mudanças no desenvolvimento. Também exigia o envolvimento do cliente no processo de desenvolvimento, em vez de ser um espectador.

Essa metodologia se espalhou posteriormente para outras indústrias. O Scrum se tornou a mais usada das metodologias de gerenciamento de projetos ágeis – as pesquisas indicam que ele está sendo usado em 66% de todos os projetos que incorporam métodos de desenvolvimento ágil.

O Scrum é fácil de entender e seguir, pois evita instruções e procedimentos rígidos. Com o Scrum, as organizações podem fazer o que for necessário para concluir o projeto, adaptando-se às circunstâncias que podem surgir repentinamente. Essa flexibilidade é uma das razões pelas quais Eric Naiburg, vice-presidente de marketing da scrum.org, chama Scrum o oposto de uma lista de tarefas.

A divisão de projetos em sprints o torna adequado para empreendimentos complexos, enquanto o envolvimento do cliente no processo de desenvolvimento aumenta a transparência.

O Manifesto Ágil

O Manifesto Ágil decidiu resolver frustrações entre os desenvolvedores de projetos de software em 2001 e apresentou quatro princípios. Hoje, esses princípios são a base da filosofia de gerenciamento de projetos Scrum e se espalharam para além da indústria de software. Eles afirmam que os projetos devem valorizar:

  • Indivíduos e interações sobre processos e ferramentas.
  • Produtos / soluções de trabalho em documentação abrangente.
  • Colaboração do cliente sobre negociação de contrato.
  • Respondendo a mudanças após seguir um plano.

Melhores práticas do Scrum

  • Existem algumas práticas recomendadas que sustentam a metodologia Scrum.
  • Garantimos a satisfação do cliente através da entrega antecipada e contínua do produto.
  • Testando e incorporando o feedback do proprietário do produto diariamente.
  • Acolher e responder às mudanças nos requisitos mesmo no final do processo de desenvolvimento.
  • Estamos trabalhando em conjunto com o cliente no processo de desenvolvimento.
  • Estamos fornecendo suporte e ambiente para indivíduos motivados para realizar o trabalho.
  • Ênfase na comunicação cara a cara dentro e com a equipe.
  • Estamos medindo o progresso através de uma solução / produto funcional.
  • Estamos promovendo o desenvolvimento em um ritmo sustentável.
  • Estamos aumentando a agilidade pela dedicação à excelência técnica e ao bom design.
  • Equipes auto-organizadas são a melhor maneira de obter a melhor arquitetura, requisitos e projetos.
  • Ter reflexões regulares sobre como melhorar a eficácia por meio de revisões de sprint e ajustar ações para se adequar a isso.
  • Estamos respeitando o equilíbrio entre a vida profissional e privada dos membros da equipe, para manter o estresse no mínimo.

Benefícios do Scrum

A metodologia scrum é a metodologia de gerenciamento de projetos ágil mais usada pelos seguintes motivos.

Liberdade de iniciativa – Os profissionais que amam a liberdade de tomar iniciativas estão apaixonados pelo processo de scrum devido ao seu ethos auto-organizado. Isso tende a aumentar o moral da equipe.

Produtos / serviços de alta qualidade – Os produtos e serviços produzidos usando o processo scrum tendem a ser de alta qualidade devido às várias iterações e melhorias pelas quais eles tiveram que passar, além do envolvimento do cliente no desenvolvimento.

Prazos de entrega mais curtos – Isso é resultado do processo de desenvolvimento incremental que reduz o tempo de entrega em 30% a 40%. O envolvimento do cliente no desenvolvimento também é um fator aqui.

Melhor retorno do investimento – Isso ocorre como resultado do menor tempo de entrega, melhor qualidade do produto / serviço e menos defeitos como resultado do feedback contínuo e dos testes iniciais.

Flexibilidade– As equipes são capazes de reagir rapidamente a mudanças bruscas no mercado e refleti-las no desenvolvimento de produtos / serviços.

Desvantagens do Scrum

Como todo o resto, o processo Scrum tem suas limitações. Aqui estão alguns deles.

Necessidade de conhecimento – Scrum requer profissionais com experiência e treinamento na metodologia scrum. Isso requer investimento inicial da organização.

Oportunista – O cliente pode solicitar muitas modificações no produto / projeto, que podem ser desnecessárias.

Caro – A necessidade de alta experiência durante o processo scrum, bem como os eventos constantes, tornam o processo scrum caro para operar

Equipes Scrum

O processo começa com a formação de uma equipe Scrum para trabalhar em uma solução / projeto predefinido. Essas equipes geralmente são auto-organizadas e multifuncionais. De acordo com os princípios do Scrum, as equipes auto-organizadas são a melhor maneira de garantir o desempenho ideal em um projeto, pois podem influenciar a maneira como o trabalho será realizado, em vez de seguir instruções externas.

A funcionalidade cruzada refere-se às diferentes competências entre os membros da equipe que permitem à equipe do Scrum ter tudo o que é necessário para realizar o projeto dentro e acaba com a necessidade de ajuda externa.

Uma equipe Scrum ideal não deve ter mais de 9 membros para aprimorar o espírito de equipe, proximidade e eficácia. Também é importante que os membros da equipe estejam no mesmo local físico ou pelo menos on-line constantemente se trabalharem remotamente.

As equipes Scrum oferecem soluções em incrementos, incorporando as visualizações do proprietário do produto na iteração de cada produto. Isso garante a disponibilidade constante de um produto funcional. Existem 5 valores ou princípios que todos os times do Scrum devem respeitar para serem eficazes.

  • Comprometimento – Trabalhando em direção aos objetivos da equipe em cada corrida.
  • Coragem – Ser capaz de fazer a coisa certa, apesar dos conflitos e desafios.
  • Foco – Concentrar-se exclusivamente nos objetivos da equipe e no backlog do sprint.
  • Abertura – Ser transparentes entre si sobre o trabalho e seus desafios.
  • Respeito – Respeitar cada membro da equipe.

Funções do Scrum

Existem três funções distintas em qualquer equipe do Scrum: o proprietário do produto, o Scrum Master e a equipe de Desenvolvimento.

Proprietário do produto – Essa pessoa representa o cliente na equipe Scrum e tem a responsabilidade de garantir que a equipe entregue o projeto / solução / produto de acordo com as especificações do cliente / usuário final. Eles precisam comunicar os requisitos do produto do usuário final e o feedback do cliente na iteração de cada produto. Eles também gerenciam a lista de pendências do produto, que identifica os recursos do produto a ser trabalhado.

Scrum Master – Esse indivíduo garante que a equipe siga os princípios e diretrizes do Scrum. Eles garantem que tudo o que for necessário para o projeto seja disponibilizado e cuidem de quaisquer impedimentos que o obstruam. Eles também facilitam os eventos da equipe e garantem uma comunicação adequada.

Equipe de desenvolvimento – Isso inclui o restante da equipe Scrum. Eles precisam trabalhar juntos para fornecer um produto / projeto usando suas várias competências. Eles se organizam e escolhem seu próprio caminho para obter o produto entregue.

Eventos Scrum

A comunicação é vital na estrutura do Scrum. Isso é consagrado nos cinco eventos ou reuniões em que informações sobre o processo de desenvolvimento são trocadas regularmente.

Refinamento de lista de pendências – O proprietário do produto revisa regularmente a lista de pendências do produto, que se refere à lista de recursos do produto, ao trabalho a ser realizado e à sequência de entrega. Eles garantem que o backlog seja preparado adequadamente de forma a comunicar aos membros da equipe o que precisa ser feito em cada sprint.

Às vezes, a ordem do trabalho deve ser modificada devido a comentários ou críticas do cliente da equipe de desenvolvimento. A revisão do backlog, feita entre a conclusão de um sprint e antes do início de um novo, prioriza os recursos com base em fatores como valor do negócio, risco e data em que os recursos são necessários. Essa revisão geralmente entrega o conteúdo para o próximo sprint.

Planejamento de Sprint – Isso é feito no início de um sprint para planejar o que precisa ser trabalhado pela equipe Scrum. As partes menores nas quais um projeto é dividido são chamadas de sprints. Eles podem durar de uma semana a um mês.

A reunião do sprint, que geralmente dura em média quatro horas por um sprint de 2 semanas, faz com que a equipe escolha os itens de lista de pendências que podem ser concluídos durante o sprint, como ele será trabalhado e a meta do sprint. Tudo isso está incluído em uma lista de pendências do sprint.

Scrum diário / de pé – Esta é uma rápida reunião diária de stand-up que dura no máximo 15 minutos. O trabalho do dia anterior é revisado e os desafios são identificados pela equipe e por membros individuais.

Um indivíduo é encarregado de obter soluções para todos os desafios identificados e qualquer trabalho incompleto do dia anterior é destacado pelo Scrum master no quadro de scrum.

Discussões detalhadas não são permitidas durante as reuniões do scrum. A estratégia a ser usada para o dia de trabalho também é acordada.

Revisão da Sprint – Esta reunião realizada no final do sprint é usada para revisar o desempenho da equipe. Se o trabalho do dia for concluído, a iteração do produto é demonstrada e depois apresentada ao cliente / usuário final, juntamente com o backlog do sprint que contém os itens ‘concluídos’ para feedback.

O proprietário do produto também pode fazer ajustes na lista de pendências do produto neste momento.

A duração recomendada para a reunião geralmente é de no máximo quatro horas.

Retrospectiva do Sprint – Esta é uma oportunidade para a equipe do Scrum refletir sobre quão eficientes eles eram e o que poderia ser melhorado para uma melhor produtividade da próxima vez.

Artefatos do Scrum

Isso se refere às ferramentas comumente usadas no processo scrum. Estes são três deles usados ​​para registrar o progresso da equipe Scrum, bem como os detalhes do projeto.

Lista de pendências do produto – É uma lista do trabalho que deve ser realizado no projeto pela equipe de scrum. Ele contém os requisitos do produto, os recursos a serem trabalhados e os erros que precisam ser corrigidos. É supervisionado pelo proprietário do produto e serve como um guia para a equipe. Geralmente é revisado antes de entrar no backlog da Sprint.

Lista de pendências do Sprint – Esta lista, supervisionada pela equipe de desenvolvimento, refere-se à lista de recursos do backlog do produto que precisa ser trabalhada durante o presente sprint.

Os membros da equipe se inscrevem para lidar com tarefas que eles podem lidar com base em suas competências, no espírito de auto-organização e comprometimento.

Os backlogs do Sprint podem ser modificados durante um sprint, mas o objetivo final permanece constante.

Incrementos do produto – Este é o resultado final do trabalho concluído durante um sprint. Geralmente é adicionado ao trabalho concluído de sprints anteriores.

Isso geralmente é de acordo com o que a equipe Scrum define e concorda como status ‘Concluído’. Na maioria das vezes, isso significa que o produto está funcionando em um nível ideal e pronto para ser entregue ao cliente / usuário final.

Os Princípios Kanban

Existem quatro princípios fundamentais que formam a base de uma implementação bem-sucedida da metodologia Kanban.

Comece com o sistema atual – A metodologia Kanban enfatiza a necessidade de evitar um choque cultural, introduzindo um novo sistema da noite para o dia. Em vez disso, pode ser trazido para uma organização e aplicado juntamente com as técnicas existentes.

Isso torna o Kanban fácil de implementar e sem interrupções. As mudanças podem ser implementadas a uma velocidade que todos estejam bem dentro de um longo período de gestação, enquanto as informações sobre o fluxo de trabalho atual e suas ineficiências são coletadas e analisadas.

Faça alterações de forma incremental – A metodologia Kanban enfatiza mudanças graduais e pequenas no status quo. Isso permitirá mais adesão dos membros da organização que serão afetados pelo processo, reduzirá incertezas e inquietações e, por sua vez, permitirá que a organização se revele para melhor, pois as evidências de mudanças incrementais anteriores são evidentes.

Respeite os processos e funções atuais do fluxo de trabalho – O processo de trabalho existente, as funções e os responsáveis ​​por eles não são eliminados imediatamente quando a metodologia Kanban é implementada.

A equipe decidirá quais funções devem ser modificadas, quais alterações devem ser introduzidas e o momento certo em que devem ser executadas. Isso é para facilitar a transição organizacional entre os membros e tornar aceitáveis ​​as mudanças incrementais entre eles.

Incentive a liderança em todos os níveis – Kanban reconhece que as qualidades de liderança podem emergir de qualquer pessoa, independentemente do nível em que estão em uma organização. É por isso que os membros da equipe são incentivados a agir quando há necessidade de mudanças ou a lançar iniciativas, em vez de esperar que a gerência superior ou sênior os ordene.

Esse princípio promove a confiança e o auto-aperfeiçoamento contínuo (Kaizen) entre os membros da equipe, ajudando-os a atingir seus níveis ideais de desempenho, o que aumentará a produtividade organizacional a longo prazo.

Práticas Kanban

Para que a implementação do Kanban seja eficaz, existem seis práticas do Kanban que as equipes precisam colocar em ação.

Visualize o processo do fluxo de trabalho – Este é o primeiro passo ao usar a metodologia Kanban. O processo usado para entregar os produtos / serviços pela organização, bem como seu fluxo, deve ser ilustrado em um quadro Kanban que pode ser físico ou eletrônico.

Cada etapa do fluxo de trabalho é representada por uma coluna no quadro. Os diferentes itens de trabalho são indicados por cartões Kanban de cores diferentes. Uma coleção de itens de trabalho relacionados pode ser agrupada usando as pistas de natação Kanban.

O principal objetivo disso é que todas as partes entendam o funcionamento do processo de fluxo de trabalho, desde a solicitação do cliente até a entrega final do produto / serviço, além de melhorar a comunicação e a colaboração. Com isso, diferentes áreas do processo de trabalho podem ser rastreadas e analisadas para identificar possíveis impedimentos que podem ser trabalhados.

Limitar o trabalho em andamento (WIP) – Com o Kanban, um número gerenciável de itens de trabalho deve ser trabalhado por vez, com um limite colocado no trabalho em andamento que pode ser tratado. O trabalho em mãos deve ser concluído antes de passar para “puxar” uma nova tarefa.

O Kanban desencoraja a multitarefa, pois leva a desperdícios e ineficiências. Os limites de WIP nos quadros de colunas enfatizam a importância de escolher o trabalho que a equipe deve realizar no momento com cuidado, pois há uma capacidade limitada que deve ser usada com eficiência.

O foco no WIP também ajuda a reduzir os tempos de ciclo (a duração da solicitação do cliente até a entrega final) de um produto / serviço específico.

Gerenciar o fluxo de trabalho – Com a metodologia Kanban, os vários estágios do fluxo de trabalho e o progresso do trabalho em cada um deles são destacados no quadro Kanban.

Kanban enfatiza o gerenciamento do processo de fluxo de trabalho em vez da microgerenciamento de pessoas, com o objetivo principal de sua implementação ser o fluxo suave do processo de trabalho em níveis ideais.

Isso permite que a equipe analise o processo do fluxo de trabalho medindo a produtividade / eficiência com métricas como tempo de ciclo e lead times. Isso facilita a identificação de obstruções no processo de fluxo de trabalho.

Na maioria das vezes, essas obstruções ocorrem nos estágios intermediários de espera, onde o trabalho precisa mudar de mãos, mas às vezes outros fatores, como a eficiência do trabalhador, têm um papel a desempenhar.

Onde quer que estejam presentes, são feitos ajustes no processo de trabalho para removê-los e melhorar o fluxo de trabalho. Isso permitirá reduzir o tempo de ciclo do produto ou serviço, garantindo um retorno mais rápido e a entrega de melhor valor aos clientes.

Comunique claramente as políticas de processo – Uma grande parte do Kanban é a comunicação de políticas e regras de processo sobre como o trabalho é conduzido explicitamente a todas as partes envolvidas, para que haja uma compreensão clara do que é esperado de cada pessoa. Essa ajuda fornece um padrão contra o qual o desempenho pode ser medido e garante consistência de qualidade no produto / serviço entregue.

Deve haver regras e diretrizes do processo de trabalho para cada coluna, como quem puxa o quê, critérios de entrada e saída para a coluna, quando uma tarefa é concluída etc., que deve ser visualizada no quadro Kanban. Isso mantém todos com uma referência visual na organização, enquanto trabalham em direção a um objetivo comum.

Receba feedback regularmente e implemente-o – O feedback é muito importante para a metodologia Kanban. A revisão e análise das etapas do fluxo de trabalho no quadro Kanban durante as reuniões diárias de pé são uma boa oportunidade para isso. Cada um dos diferentes aspectos do fluxo de trabalho, como entrega e operações, também deve ser revisado individualmente para acompanhar seu progresso.

Os membros da equipe também devem comentar suas observações individuais durante o dia anterior. Essas reuniões diárias devem ser curtas e diretas ao ponto. Os planos devem ser acionados para trabalhar com todo o feedback recebido. A obtenção de todo esse feedback no início do processo permite que as melhorias sejam feitas rapidamente, a fim de melhorar os tempos de ciclo e a produtividade organizacional.

Sempre experimente e melhore – O padrão de mudança evolutiva do Kanban permite o uso do método de investigação científica que envolve a formação de uma teoria, testando-a e modificando-a para melhor.

O processo do fluxo de trabalho deve ser avaliado e aprimorado continuamente. Novas técnicas podem ser introduzidas de forma incremental no processo do fluxo de trabalho e observadas e, em seguida, uma decisão deve ser tomada para mantê-las ou removê-las, dependendo de quantas melhorias elas trazem ao processo através da avaliação da medição das métricas.

Às vezes, essas técnicas precisam apenas de algumas modificações para ter um desempenho ideal. A melhoria contínua é a pedra angular da metodologia Kanban.

O Processo Kanban

O Kanban é uma metodologia que busca melhorar a eficiência de uma organização aplicando a visualização ao processo de trabalho. É baseado na noção comprovada de que o cérebro processa imagens mais facilmente do que palavras. Com a visualização, áreas de ineficiências se tornam aparentes.

O Kanban visa melhorar o processo do fluxo de trabalho de forma gradual e incremental, em vez de rapidamente. Isso reduz o risco para a organização. Também tem como objetivo acelerar o processo de trabalho.

The Kanban Board

O quadro Kanban é a principal ferramenta para a representação visual do processo de fluxo de trabalho. Permite uma comunicação mais clara entre todas as partes envolvidas na maneira como as informações sobre o projeto / processo de desenvolvimento são destacadas através de imagens.

Os quadros Kanban podem estar em formatos físicos ou digitais / eletrônicos, usados ​​para equipes com membros remotos. O quadro Kanban geralmente é composto por três colunas principais:

  • Façam – As tarefas que não foram iniciadas estão listadas aqui.
  • Fazendo – As tarefas que estão sendo trabalhadas estão listadas aqui.
  • Feito – Isso consiste em tarefas que foram concluídas.

As tarefas são representadas por notas adesivas ou cartões coloridos. Ao representar o processo de fluxo de trabalho com imagens no quadro Kanban, a eficiência do processo de fluxo de trabalho pode ser medida especialmente com a ajuda do software Kanban especializado.

Onde a eficiência é menor do que o esperado, os impedimentos podem ser rastreados e então resolvidos. Isso permite maior eficiência de produção e menores tempos de ciclo do produto, além de melhorias na qualidade do produto / serviço.

Benefícios do Kanban

O Kanban está sendo adotado rapidamente por organizações de diferentes setores do mundo. Alguns dos motivos para isso incluem o seguinte.

  • Comunicação e transparência claras – A visualização do fluxo de trabalho nos quadros Kanban permite uma comunicação clara e permite que todos os envolvidos saibam o que é esperado deles. É fácil acompanhar o progresso do trabalho, o que facilita saber que ação é necessária.
  • Identifique impedimentos rapidamente – A superlotação de algumas das colunas pode destacar facilmente onde o processo de trabalho está sendo mais lento, necessitando de ajustes.
  • Flexibilidade – A capacidade de usar o Kanban em qualquer sistema ou setor e sua filosofia de mudança incremental o tornam um queridinho entre muitas organizações que desejam melhorias contínuas na eficiência. Geralmente é combinado com técnicas ágeis de gerenciamento de projetos para torná-las mais eficazes.
  • Responsivo à demanda – O Kanban permite que a capacidade seja ajustada para atender às demandas dos clientes, evitando desperdícios desnecessários, bem como a capacidade de responder às mudanças rapidamente.
  • Foco e colaboração – O trabalho limitado em andamento força as equipes a se concentrarem no WIP, em vez de realizar várias tarefas, aumentando a produtividade. A colaboração também é aprimorada à medida que os membros da organização se ajudam a remover os desafios no desempenho de suas tarefas.

Desvantagens do Kanban

A metodologia Kanban tem suas limitações –

  • Não é adequado para grandes projetos – O Kanban pode ser desafiador para operar em uma situação de grande escala.
  • Uso indevido do quadro Kanban – O uso indevido ou excesso de complicações do quadro Kanban pode enviar sinais errados sobre o processo do fluxo de trabalho, o que pode resultar em erros dispendiosos.
  • Flutuações da demanda selvagem – Demandas irregulares de produtos podem atrapalhar a metodologia Kanban, pois sinais errados podem ser enviados como resultado.
  • Erros de qualidade– A metodologia Kanban reduz os níveis de estoque para quase zero em uma tentativa de reduzir o desperdício. Mas quando há um problema de qualidade no produto ou serviço final, pode ser difícil para a organização reagir rapidamente como resultado da ausência de um buffer de inventário.

Semelhanças e diferenças entre Scrum e Kanban

Scrum e Kanban são as ferramentas de melhoria de produtividade mais adotadas globalmente, mas não são realmente alternativas diretas uma para a outra, como a maioria das pessoas acredita. Eles têm algumas semelhanças, mas também existem diferenças entre os dois.

Semelhanças

Tanto o Scrum quanto o Kanban são ferramentas para melhorar a produtividade e a eficiência, além de minimizar o desperdício.

Ambos são baseados na técnica de gerenciamento de projetos ágil, que enfatiza a flexibilidade e a capacidade de se adaptar às mudanças.

Eles também trabalham na técnica de agendamento ‘pull’.

Ambos vêem melhorias na qualidade do produto ou serviço e os prazos de entrega são a pedra angular de ambas as técnicas.

Ambos são baseados no ethos da auto-organização, com os membros da equipe adotando suas próprias iniciativas e ações, sendo cada membro igual um ao outro e sem ordens externas.

Tarefas complexas geralmente são divididas em partes menores e gerenciáveis.

Scrumban

Atualmente, em muitas organizações, Scrum e Kanban estão sendo usados ​​e combinados no que é conhecido como Scrumban. Isso foi criado originalmente para as equipes em transição do Scrum para o Kanban, mas tornou-se uma metodologia de gerenciamento de projetos por si só. Sob essa metodologia, o processo Scrum é usado, mas é visto através das lentes do sistema de melhoria Kanban.

Uma placa semelhante a uma placa Kanban com cartões coloridos é usada. O trabalho é dividido em iterações. Os limites WIP são usados ​​aqui, enquanto os membros da equipe escolhem as tarefas nas quais trabalharão, pois são auto-organizados.

O planejamento sob demanda é um recurso do Scrumban. Esta é a aplicação de técnicas de planejamento quando novas tarefas estão disponíveis, e não diariamente. A priorização de tarefas é feita para que os membros da equipe saibam quais tarefas são importantes.

Diferenças

Existem muitas diferenças entre Scrum e Kanban. Isso inclui:

Definição – Scrum é uma estrutura com regras e técnicas específicas, enquanto o Kanban é uma ferramenta de visualização de fluxo de trabalho usada junto com um sistema existente.

Treinamento e gerenciamento – O Scrum requer muita educação e treinamento, além de gerentes e profissionais com experiência. O Kanban, por outro lado, pode ser facilmente compreendido por todos, o que torna mais barato executar e gerenciar.

Processo de mudança – O Kanban incentiva mudanças incrementais e é adequado para organizações com estruturas de fluxo de trabalho boas e estáveis, enquanto organizações que precisam de mudanças saudáveis ​​rapidamente devem usar o Scrum.

Uso – O Kanban é geralmente usado para projetos menores, enquanto o Scrum é mais benéfico para projetos maiores e mais complexos.

Funções – O Scrum tem três funções definidas de scrum master, proprietário do produto e equipes de desenvolvimento. O Kanban não possui funções definidas, pois cada membro da equipe pode assumir as funções disponíveis.

Duração – The Scrum process lasts for the duration of the project/development and is started again with a new undertaking while Kanban is a continuous effort as it is done with products/services that have to be continually delivered.

Equipas — Scrum advocates cross-functional teams while specialized teams are the norm in Kanban.

New tasks/Iterations — In Scrum, new items cannot be added outside the preplanned tasks for the sprint even when the team has the capacity for such additions. In Kanban, new tasks can be worked on as long as the capacity is available.

Ownership — The sprint backlog in the Scrum process is owned by one Scrum team while the Kanban board can be shared by as many teams possible.

Productivity measurement — Kanban measures productivity using a product’s/services’ cycle time while Scrum measures this using velocity through the sprints.

Team goals — In Scrum, teams focus on collaborating and completing a pre-defined task while Kanban teams are focused on setting goals and reducing the cycle times.

This article doesn’t aim to prove which is better between Scrum and Kanban as they are both productivity tools aimed at boosting efficiency. Rather it is aimed at providing an understanding of both tools so that you can make a good decision if choosing between them – or you can decide to go with both.

I personally prefer Kanban. But I think that’s because a mentor of mine gave me a copy of ‘Kanban: Successful Evolutionary Change for your Technology Business‘ which really helped me when I started needing to make my teams productive. It’s definitely a book that should be in every office.

If you have any feedback or want to get in touch find me on Twitter @nialljoemaher.

https://en.wikipedia.org/wiki/Scrum_(software_development)

https://en.wikipedia.org/wiki/Agile_software_development

https://en.wikipedia.org/wiki/Kanban_(development)

https://en.wikipedia.org/wiki/Scrumban

https://searchsoftwarequality.techtarget.com/definition/Scrum

https://kanbanize.com/kanban-resources/getting-started/what-is-kanban/

https://kanbanzone.com/kanban-resources/what-is-kanban/

https://www.planview.com/resources/articles/what-is-kanban/

https://www.digite.com/kanban/what-is-kanban/

https://getnave.com/blog/kanban-history/

https://www.guru99.com/scrum-vs-kanban.htmlhttps://medium.com/@thorbjorn.sigberg/scrum-vs-kanban-c73dc70e8eefhttps://medium.com/ntask/kanban-vs-scrum-which-one-is-the-better-approach-to-use-in-2018-7503ee98dd0chttps://medium.com/@pavel.obod/kanban-vs-scrum-why-and-how-we-switched-from-scrum-to-kanban-8e524b6619bb

https://www.gliffy.com/blog/scrum-what-it-is-and-how-it-works

https://www.visual-paradigm.com/scrum/how-scrum-team-works/

https://skillcrush.com/2017/06/28/what-is-scrum-project-management/

https://stackify.com/what-is-scrum/

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